Was ist virtuelle Assistenz?

Begriffserklärung „Virtuelle Assistenz“

Viele Menschen wissen noch nicht was „virtuelle Assistenz“ eigentlich ist und für sie ist der Ausdruck „VA“ noch ein absolutes Fremdwort. Aus diesem Grund möchte ich die Gelegenheit nutzen und dir erklären, was genau eine virtuelle Assistentin oder ein virtueller Assistent ist und welchen Nutzen du als UnternehmerIn für dein Business, aber auch für dich persönlich aus einer Zusammenarbeit ziehen kannst.

Der Begriff virtueller Assistent (kurz: VA) setzt sich aus zwei Komponenten zusammen und nachfolgend gehe ich kurz auf deren Bedeutung ein:

Das Wort „Virtuell“ beschreibt die Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Auftraggeber. 

Bitte nicht verwechseln mit dem „V“ aus „VR“ (Virtuelle Realität). Bei VR hier sprechen wir von Simulationen, die nicht real sind, sondern lediglich das Gefühl von Realität vermitteln. Virtuelle Assistenz hingegen ist keine Simulation, sondern tatsächlich sehr real. Es steckt eine lebendige Person hinter der Bezeichnung. Lediglich die Zusammenarbeit findet virtuell statt. Was bedeutet VA und Auftraggeber können sich an zwei völlig unterschiedlichen Orten auf dieser Welt aufhalten und dennoch problemlos miteinander kommunizieren. Die Kommunikation findet per Telefon, Videotelefonie, E-Mail oder Textnachrichten statt. In den seltensten Fällen kommt es zu einem Treffen in Persona. 

Das zweite Wort „Assistent“ erklärt sich von ganz allein. Ein Assistent unterstützt und hilft – assistiert. Die Aufgabengebiete einer VA können sehr stark variieren. So hat jeder seine Spezialgebiete, Kernkompetenzen und sein eigenes Fachwissen in unterschiedlichen Bereichen. Verschiedene Tätigkeiten können zum Beispiel sein:

• Social Media Management
• Kundensupport
• Backofficetätigkeiten
• E-Mail Management
• Webseitenerstellung
• uvm.

Zeit ist unser höchstes Gut

Was wir als VA’s jedoch alle gemeinsam haben ist das Ziel unseren Auftraggebern wertvolle Zeit zu verschaffen. Und das tun wir indem wir ihnen zeitraubende oder unliebsame Aufgaben von den Schultern nehmen und für sie übernehmen. Zeit ist unser höchstes Gut, denn alles was wir haben ist der jetzige Moment. Wir – und damit bist auch du gemeint – sollten unsere Zeit nicht vergeuden mit Aufgaben die uns keine Freude bereiten, oder mit Dingen die uns Zeit und Nerven rauben. Eher sollten wir unsere wertvolle Zeit mit unserem Herzensbusiness verbringen, mit unseren Hobbies, mit unseren Liebsten, mit allem, was wir leidenschaftlich gern tun. Wir haben keine Zeit für Frustration und Zeitverschwendung. 

Also wenn:

• du beispielsweise immer wieder Unmengen Zeit mit deiner Buchhaltung verbringst, weil dir Zahlen einfach nicht liegen und du alles zweimal machen musst: Suche dir eine virtuelle Assistentin, die sich auf Buchhaltung spezialisiert hat.
• du merkst, dass du nicht genügend Zeit für Facebook, Instagram oder LinkedIn hast, weil du gerade viel Wichtigeres zu tun hast: Finde eine VA, deren Herz für Social Media Management brennt. 
• die Erstellung von Dokumentenvorlagen oder Angeboten überhaupt nicht dein Ding ist: Suche dir einen virtuellen Assistenten, dessen Fachgebiet das Backoffice ist.

Die Liste könnte endlos fortgeführt werden mit verschiedenen Aufgabengebieten, die eine virtuelle Assistenz übernehmen kann. Darauf werde ich in einem weiteren Blogpost näher eingehen. 

Aber ich denke die Kernaussage ist klar: VA steht für Problemlöser, Zeitgewinner, Strukturierer und Helfende Hand.